Servicios de TI: Automatizar el cumplimiento de contratos en 30 días

Para quién es

Esto es para los responsables de prestación de servicios de TI, en los MSP, que luchan constantemente por mantenerse al día con los contratos con clientes, los acuerdos de nivel de servicio (SLAs) y las obligaciones de cumplimiento. Si eres responsable de ofrecer servicios de TI gestionados, hacer seguimiento de plazos de contratos y asegurarte de que nada se te escape, esta solución está diseñada para ti.

El reto

Si eres como la mayoría de los Proveedores de Servicios Gestionados (MSP), sabes lo difícil que es rastrear decenas, o incluso cientos, de contratos con clientes repartidos por hojas de cálculo, bandejas de correo electrónico y discos compartidos. Cada renovación, punto de control de cumplimiento y fecha límite de SLA debe comprobarse manualmente, a menudo a costa de trabajos más valiosos.

No es solo un fastidio, es un riesgo real. Los contratos almacenados en sistemas improvisados se pierden. Los avisos de renovación están enterrados en las bandejas de entrada. Las obligaciones importantes pasan desapercibidas hasta que un cliente detecta un problema o se avecina una auditoría. ¿El resultado? El incumplimiento, los SLA incumplidos y las disputas innecesarias que pueden dañar tu reputación y tus resultados.

Para los Proveedores de Servicios Gestionados (MSP), estas ineficiencias son costosas. De media, los MSP pierden hasta 15 horas cada semana simplemente revisando hojas de cálculo y correos electrónicos para comprobar qué contratos necesitan atención. Eso equivale a casi dos días laborables completos desperdiciados cada semana que podrían dedicarse a entregar trabajo facturable, mejorar servicios o deleitar a los clientes.

Peor aún, el enfoque manual suele llevar a errores. Se incumplen los plazos, las oportunidades de renovación pasan desapercibidas y la documentación de cumplimiento nunca llega exactamente a donde debería estar. Todo esto te hace vulnerable a sanciones, insatisfacción de clientes y pérdidas de ingresos.

La solución

Hay una forma mejor. La gestión centralizada de contratos para Servicios Gestionados de TI transforma la forma en que gestionas los contratos post-venta, el cumplimiento y las renovaciones. Automatizando las comprobaciones de cumplimiento, el seguimiento de SLA y los calendarios de renovación, puedes recuperar tiempo valioso y reducir el riesgo de errores costosos.

Tomemos Contrax, por ejemplo, una solución de gestión de contratos diseñada específicamente para el uso de la administración y renovaciones de contratos post-venta. En lugar de añadir otra hoja de cálculo o un flujo de trabajo personalizado a tu proceso, Contrax ofrece un portal único y seguro donde se almacena cada contrato, se registran las obligaciones automáticamente y se envían recordatorios antes de que siquiera te des cuenta de que los necesitas. (Puedes aprender más sobre cómo funciona Contrax en Contrax.cloud .

Con la gestión automatizada de contratos para Servicios Gestionados de TI, tu equipo puede dejar atrás las interminables revisiones manuales y centrarse en ofrecer un servicio de primer nivel. El cumplimiento se convierte en un proceso de fondo fiable, auditable y ya no una fuente de estrés, igual que los sistemas automatizados de monitorización que utilizas.

Cómo funciona

Paso 1: Importar todos los contratos de clientes en un portal seguro

Empieza recopilando todos los contratos existentes con clientes activos, pendientes de renovación o archivados, y súbelos a tu sistema central de gestión de contratos. Contrax facilita este proceso, permitiéndote importar documentos en masa, etiquetarlos por tipo de cliente o servicio, y establecer permisos de usuario para mayor seguridad.

Para un MSP que gestiona decenas de clientes, esto significa que cada contrato está contabilizado, buscable y protegido. Ya no hay que preguntarse si tienes la última versión o si un compañero ya ha hecho una renovación.

Paso 2: Establecer recordatorios automáticos de cumplimiento para entregables clave

Una vez que los contratos estén en el portal, define las obligaciones clave, los puntos de control de cumplimiento y los hitos de SLA para cada uno. Estos pueden incluir:

- Calendarios de gestión de parches

- Plazos para la revisión de seguridad

- Ciclos de reemplazo de hardware

- Reuniones anuales de revisión

- Periodos de notificación de renovación

Contrax te permite configurar recordatorios automáticos para cada renovación. En lugar de depender de invitaciones en el calendario o post-its, el sistema notifica a las personas adecuadas en el momento adecuado—días, semanas o incluso meses antes.

Por ejemplo, si un contrato con un cliente requiere escaneos trimestrales de vulnerabilidades, Contrax, a través de su integración webhook, puede avisar a tu equipo con antelación, asegurando que nunca pierdas una ventana de cumplimiento.

Por qué importa

La gestión automatizada de contratos no se trata solo de ahorrar tiempo, sino de elevar el nivel de servicio que ofreces. Para los Servicios Gestionados de TI, el cumplimiento fiable de los contratos es la columna vertebral de relaciones fiables con los clientes. Cuando se cumplen sus obligaciones y los SLA son transparentes, los clientes tienen más probabilidades de renovar, recomendar tus servicios y confiar en ti para proyectos más grandes.

También significa que tu equipo puede centrarse en mejoras proactivas en lugar de en la administración reactiva. En lugar de combatir los plazos incumplidos, puedes invertir en innovación en el servicio, compromiso con el cliente y desarrollo del personal. Este cambio de procesos con mayor carga administrativa a trabajos orientados al valor es lo que distingue a los MSP líderes.

Y cuando se trata de crecimiento empresarial, los números hablan por sí solos. Las horas recuperadas con las comprobaciones manuales de contratos se destinan directamente a trabajo facturable, lo que aumenta la rentabilidad y te permite escalar sin sacrificar calidad. Incluso puedes monitorizar y rastrear tu Ingresos por empleado.

Conclusión

Si sigues siguiendo contratos en hojas de cálculo o te fias de recordatorios dispersos, no estás solo, pero corres el riesgo de quedarte atrás. La gestión automatizada de contratos para Servicios Gestionados de TI ofrece una salida a la trampa administrativa, permitiéndote ofrecer servicios más consistentes, conformes y centrados en el cliente.

Soluciones como Contrax contrax.cloud Facilita la centralización de contratos, automatiza el cumplimiento normativo y agiliza renovaciones, todo en menos de 30 días. ¿El resultado? Menos dolores de cabeza, clientes más felices y un equipo que por fin puede centrarse en lo que más importa.

¿Listo para recuperar tu tiempo y elevar tus estándares de servicio? Es hora de automatizar el cumplimiento contractual con una solución diseñada para Servicios Gestionados de TI.