¿Estás cometiendo estos 5 errores de contrato y ventas?

Seamos honestos, la gestión de contratos y las ventas son la columna vertebral de cualquier negocio próspero. Pero incluso los equipos más experimentados pueden tropezar con los mismos errores dolorosos, a menudo sin siquiera darse cuenta. Estos pasos en falso no solo causan algún dolor de cabeza; pueden detener silenciosamente su crecimiento, erosionar la confianza y costarle dinero real. Entonces, ¿está cometiendo alguno de estos cinco costosos errores de gestión de contratos y ventas? Echemos un vistazo más de cerca.

1. Confiar en hojas de cálculo obsoletas

Si su equipo todavía está rastreando los contratos de los clientes en hojas de cálculo o, peor aún, buscando en los hilos de correo electrónico para encontrar las últimas versiones, no está solo. Pero este enfoque de la "vieja escuela" abre la puerta a errores, renovaciones perdidas y términos inconsistentes.

Tomemos, por ejemplo, una empresa de software de tamaño mediano con la que trabajé el año pasado. Su equipo de ventas perdió la pista de las fechas de vencimiento de los contratos clave, lo que provocó la interrupción repentina de los servicios para varios clientes de larga data. ¿Las consecuencias? Llamadas frenéticas, descuentos apresurados para apaciguar a los clientes enojados y una mella en su reputación. Una vez que pasaron a un sistema automatizado de gestión de contratos, vieron una marcada caída en las renovaciones perdidas e incluso lograron detectar oportunidades de ventas adicionales que antes habían pasado por alto.

Consejo práctico: Invierta en una plataforma de gestión de contratos dedicada que ofrezca recordatorios, control de versiones y fácil recuperación de documentos. De esta manera, su equipo de ventas puede concentrarse en construir relaciones, no en luchar con la administración.

2. Descuidar la propiedad clara del contrato

¿Quién es realmente el propietario de cada contrato? Si su respuesta es "el equipo de ventas, supongo", es posible que tenga un problema. Sin una responsabilidad clara, los contratos pueden pasar desapercibidos, especialmente cuando el personal se muda o cambian los roles.

Un caso del mundo real: una empresa de ingeniería tenía varios contratos clave vinculados a un solo gerente de ventas. Cuando se fue, su reemplazo no tenía idea de dónde encontrar los detalles o qué obligaciones estaban pendientes. La confusión retrasó el inicio del proyecto y dejó escapar a un par de clientes lucrativos.

Consejo práctico: Asigne la propiedad del contrato explícitamente, idealmente, a una persona o función específica. Asegúrese de que todos los detalles del contrato sean accesibles en un sistema compartido, no enterrados en carpetas personales o bandejas de entrada.

3. No estandarizar los términos y las plantillas

Cada vez que su equipo redacta un nuevo contrato desde cero, está invitando a inconsistencias y posibles dolores de cabeza legales. Los términos no estándar pueden dar lugar a disputas o incluso incumplimientos involuntarios.

Recientemente hablé con una agencia de marketing que tenía tres versiones de su acuerdo con el cliente, cada una con condiciones de pago ligeramente diferentes. ¿El resultado? Un cliente pagaba tarde cada mes, convencido de que tenía 30 días adicionales. Resolver la confusión le costó a la agencia tiempo y buena voluntad.

Consejo práctico: Desarrolle plantillas claras para sus contratos más comunes. Legalízate para revisarlos y asegúrate de que todos usen la última versión. Esto protege su negocio y acelera las negociaciones.

4. Pasar por alto las cláusulas de rendimiento y los KPI

Es fácil concentrarse en los números principales (valor total del contrato, tarifas iniciales) y olvidarse de los aspectos prácticos que impulsan el éxito. Sin medidas de desempeño específicas escritas en los contratos, tendrá dificultades para responsabilizar a cualquiera de las partes si las cosas salen mal.

Imagínese un proveedor de servicios gestionados que no incluyó acuerdos de nivel de servicio (SLA) en la mitad de sus contratos con clientes. Cuando los tiempos de respuesta disminuyeron, los clientes tenían pocos recursos y al proveedor le resultaba difícil justificar su propio desempeño. Por el contrario, los contratos con KPI claros permitieron mejores conversaciones e incluso discusiones sobre ventas adicionales.

Consejo práctico: Asegúrese de que cada contrato incluya resultados medibles, ya sean plazos de entrega, tiempos de respuesta o métricas de calidad. Revíselos regularmente con sus clientes para mantener a todos encaminados.

5. Ignorar la gestión de contratos posventa

Demasiados equipos tratan la firma del contrato como la línea de meta en lugar del punto de partida de la relación. Descuidar la gestión continua significa que es probable que pierda las fechas de renovación, las posibilidades de ventas adicionales y los riesgos potenciales.

Por ejemplo, una empresa de SaaS que conozco perdió la oportunidad de renovar un cliente de tres años simplemente porque nadie rastreó la fecha de finalización del contrato. ¿El resultado? El cliente se mudó silenciosamente a un competidor y el equipo de ventas solo se dio cuenta semanas después.

Consejo práctico: Trate la gestión de contratos como un proceso continuo. Establezca recordatorios para fechas clave, programe controles regulares y mantenga abiertas las líneas de comunicación con los clientes durante todo el ciclo de vida del contrato.

Terminando

Los errores de gestión de contratos y ventas pueden pasar desapercibidos, pero su impacto es todo menos sutil. Al deshacerse de las hojas de cálculo, aclarar la propiedad, estandarizar las plantillas, incluidos los KPI claros, y gestionar activamente los contratos posventa, puede proteger sus planes de crecimiento y construir relaciones más sólidas con los clientes. Eche un vistazo a sus propios procesos: ¿está cometiendo alguno de estos errores? Unos pocos cambios simples podrían marcar una gran diferencia. Prueba Contrax